你是人資行政人員，每天面對退休名冊、健保轉出清單、給付通知等多份 Excel 檔案，需要逐筆比對、檢查格式、找出矛盾——這些工作不需要創意，但需要極高的細心度。好消息是，你不需要會寫程式，只需要學會撰寫精準的 AI Prompt，就能讓 AI 幫你自動完成這一切。本篇教學將帶你從零開始，學會用自然語言指揮 AI 處理 HR 資料，產出清理後的檔案、異常報告、摘要報表與通知信。

課程簡介

項目	說明
適用對象	人資行政人員（不需要程式背景）
前置條件	無，這是基礎入門課程
學習目標	學會撰寫有效的 AI Prompt，讓 AI 自動完成 Excel 資料清理、比對與報表產出
所需時間	約 1.5-2 小時（含實作練習）
使用工具	Claude Code / Codex CLI / Gemini CLI / Cursor（任選一種）

情境說明

本案例模擬一個真實的 HR 退休作業場景。你手上有三份 Excel 檔案，分別來自不同業務單位：

檔案	說明	筆數
retirement_roster.xlsx	退休名冊，記錄即將退休的員工資料	30 筆
nhi_transfer_list.xlsx	健保轉出清單，記錄健保轉出資訊	25 筆
payment_notification.xlsx	給付通知資料，記錄退休給付資訊	20 筆

三份檔案透過「員工編號」互相關聯。原始資料中刻意混入了格式錯誤（身分證少碼、日期格式不一致、姓名多空白）、邏輯矛盾（退休日早於到職日）、跨檔不一致（同一員工在不同檔案姓名不同）等問題，模擬真實世界的資料品質挑戰。

教學重點

重點一：明確指定輸入與輸出路徑

AI 不知道你的檔案叫什麼名字、放在哪裡。在 Prompt 開頭就把「讀哪裡、寫哪裡」講清楚，是避免出錯的第一步。

**Prompt 範例**：
請讀取 hr_demo/raw/ 目錄下的三份 Excel 檔案：
– retirement_roster.xlsx（退休名冊）
– nhi_transfer_list.xlsx（健保轉出清單）
– payment_notification.xlsx（給付通知資料）

處理結果請輸出到 hr_demo/output/ 目錄。

重點二：把大任務拆成小任務

一次丟太多要求，AI 容易遺漏。拆成獨立任務，每個任務的範圍清楚，AI 才能逐一完成。

**Prompt 範例**：
任務一：自動清理資料格式（姓名去空白、日期統一、身分證轉大寫、備註去亂碼）
任務二：比對三份檔案，找出格式異常、邏輯矛盾、跨檔不一致，產出異常報告
任務三：合併三份檔案產出摘要報表，並為每位退休員工產生通知信

重點三：具體列出每一條檢查規則

不要用「檢查異常」這種模糊說法。你心中的「錯誤」和 AI 理解的「錯誤」可能完全不同，把規則寫死，AI 才能跟你想的一樣。

**Prompt 範例**：
格式異常檢查規則：
– 身分證字號必須是 1 碼大寫英文 + 9 碼數字
– 日期必須符合 YYYY-MM-DD 格式
– 投保金額不得為負數
– 應付金額不得為 0
– 銀行代碼必須是 3 碼數字
– 帳號長度必須在 10～14 碼之間

重點四：提供輸出格式的填空式模板

AI 很擅長「照著模板填空」，但不擅長「猜你想要什麼格式」。給了模板，產出就會完全符合你的期待。

**Prompt 範例**：
通知信模板：

【退休離職通知】
{姓名} 先生/女士 您好：
感謝您在本公司 {部門} 服務多年。您的退休生效日為 {預計退休日}。
相關退休給付金額為新台幣 {應付金額} 元整，將於 {發放日期} 撥入您指定帳戶。
健保將於 {轉出日期} 辦理轉出。
如有任何疑問，請洽人力資源部。

格式要求：
– 日期使用「YYYY年MM月DD日」格式
– 金額加入千分位逗號
– 每封通知之間用 — 分隔

重點五：說明資料關聯與合併方式

「合在一起」可以是 inner join、left join、full outer join，不同的合併方式結果完全不同。

**Prompt 範例**：
三份檔案透過「員工編號」欄位關聯。
退休人員總表只包含「三份檔案都有出現」的員工（inner join）。
以退休名冊為主要資料來源，補上健保清單的轉出日期、投保金額，以及給付通知的給付類型、應付金額。

重點六：要求顯示結果以便立即驗證

不加驗證要求，AI 可能只會說「完成了」，你還要自己去開檔案確認。要求它直接顯示結果，馬上就能看出有沒有問題。

**Prompt 範例**：
完成後列出 output 目錄的所有檔案，並顯示 summary_report.xlsx 中「總覽儀表板」的完整內容。

Prompt 撰寫技巧

從本教學中整理出的五大原則：

• 原則一：明確指定輸入與輸出 — 永遠在 Prompt 開頭就把讀取路徑和輸出路徑講清楚
• 原則二：分任務描述 — 把大任務拆成獨立的小任務，每個任務範圍清楚
• 原則三：具體列出檢查規則 — 每條規則至少要有一個「Before → After」的範例
• 原則四：提供輸出格式範本 — 用 {欄位名稱} 佔位符讓 AI 照著填空
• 原則五：說明資料關聯 — 明確指定 join 方式（inner / left / full outer）

常見錯誤對照

錯誤寫法	改進寫法
幫我整理 Excel 資料	請讀取 hr_demo/raw/retirement_roster.xlsx，將姓名欄位去除前後空白…
檢查有沒有錯誤	身分證字號必須符合「1碼大寫英文+9碼數字」、投保金額不得為負數…
產出報表	產出 anomaly_report.xlsx，包含四個工作表：Sheet 1「格式異常」欄位：來源檔案, 列號…
把三份資料合在一起	三份檔案以「員工編號」做 inner join，只保留三份檔案都有出現的員工

實作成果

完成本教學後，你將產出以下檔案：

產出檔案	來源任務	內容說明
cleaned_retirement_roster.xlsx	資料清理	清理後的退休名冊
cleaned_nhi_transfer_list.xlsx	資料清理	清理後的健保轉出清單
cleaned_payment_notification.xlsx	資料清理	清理後的給付通知
anomaly_report.xlsx	異常偵測	含格式異常、邏輯異常、跨檔比對異常、重複資料四個工作表
summary_report.xlsx	摘要報表	含總覽儀表板、退休人員總表、給付明細三個工作表
notification_letters.txt	通知信	每位退休員工的個人化通知信

小結

本教學的核心觀念是：你不需要會寫程式，只需要會描述你要什麼。 掌握了「明確路徑、分任務、列規則、給模板、說關聯」這五大原則，你就能把同一套 Prompt 結構套用到薪資核對、加班統計、考績彙整等各種 HR 日常業務中。從一個小任務開始練習寫 Prompt，慢慢加入更多要求，你會越來越熟練。