你已經學會用 AI 清理資料、產出基本報表，但真實工作中的需求遠不止於此——老闆要看多維度銷售分析、KPI 達成率儀表板、產品利潤交叉分析，還要有圖表和條件格式。本篇進階教學將帶你掌握六大進階 Prompt 設計原則，學會用自然語言指揮 AI 完成「多檔案交叉分析 → 樞紐報表 → 圖表視覺化 → 條件格式」的完整流程，產出老闆看了會滿意的專業報表。

課程簡介

項目	說明
適用對象	已完成基礎教學的業務分析人員、主管
前置條件	建議先完成 HR 基礎教學
學習目標	學會用 AI 完成多檔案交叉分析、樞紐報表、圖表視覺化、條件格式的完整流程
所需時間	約 2-3 小時（含實作練習）
使用工具	Claude Code / Codex CLI / Gemini CLI / Cursor（任選一種）

情境說明

你是一家消費電子公司的業務分析師。年底到了，老闆要你整理全年度的銷售分析報告。你手上有四份 Excel 檔案：

檔案	說明	筆數
monthly_sales.xlsx	全年度銷售明細	~600 筆
budget_targets.xlsx	每位業務的年度預算目標	30 筆
product_catalog.xlsx	產品目錄（含成本）	15 筆
customer_feedback.xlsx	客戶滿意度回饋	200 筆

這些資料中有各種真實世界的品質問題：負數金額、日期格式不一、產品名稱錯字、業務員姓名不一致、評分超出範圍、重複訂單等。

教學重點

重點一：分層描述——先概覽、再細節

進階任務涉及多個分析維度。先告訴 AI「整體目標」，再逐層展開細節，AI 就能掌握全貌不會遺漏。

**Prompt 範例**：
任務二：多維度銷售分析

請從以下五個維度分析銷售數據：
2-1. 月度銷售趨勢（含 MoM 成長率）
2-2. 部門銷售樞紐分析（部門 × 月份矩陣）
2-3. 業務員排名（Top 10，含訂單數與銷售總額）
2-4. 產品類別銷售分布（含佔比）
2-5. 客戶區域銷售分布

重點二：明確指定彙總方式——SUM、AVG、COUNT 不混淆

「銷售情況」太模糊——是要總額、筆數、平均值、還是全部都要？明確指定彙總函數，結果才會精準。

**Prompt 範例**：
按部門彙總：
– 銷售筆數（COUNT）
– 銷售總額（SUM of 銷售金額）
– 平均每單金額（AVG of 銷售金額）
– 按月份展開成樞紐表（行=部門，列=月份，值=SUM 銷售金額）

重點三：指定計算公式——避免 AI 自己推導

成長率有很多種算法（MoM、YoY、CAGR），不指定公式，AI 可能用了你不想要的算法。

**Prompt 範例**：
月成長率（MoM%）= (本月銷售總額 – 上月銷售總額) / 上月銷售總額 × 100
達成率（%）= 實際銷售額 / 年度目標金額 × 100
毛利率（%）= (銷售總額 – 估計成本總額) / 銷售總額 × 100

重點四：用條件分級——讓 AI 自動標記狀態

「表現好」的標準每個人不同。寫出明確的數值區間與對應標籤，AI 才能準確分類。

**Prompt 範例**：
根據達成率標記狀態：
– 達成率 ≥ 120%：★ 超標達成（綠底）
– 100% ≤ 達成率 < 120%：✔ 達成（綠底）
– 80% ≤ 達成率 < 100%：△ 接近達成（黃底）
– 達成率 < 80%：✘ 未達成（紅底）

條件格式色碼：
– 達成率 ≥ 100 → 底色 #C6EFCE（淺綠）
– 80 ≤ 達成率 < 100 → 底色 #FFEB9C（淺黃）
– 達成率 < 80 → 底色 #FFC7CE（淺紅）

重點五：指定視覺化類型——不讓 AI 自選圖表

折線圖適合看趨勢、長條圖適合比較大小、圓餅圖適合看佔比。告訴 AI 你要哪種圖表，避免得到不適合的視覺化方式。

**Prompt 範例**：
在「月度銷售趨勢」工作表中加入：
1. 折線圖：X 軸=月份，Y 軸=銷售總額，標題「2024 年月度銷售趨勢」
2. 長條圖：X 軸=月份，Y 軸=訂單數，標題「月度訂單數量」
圖表寬度 25，高度 14，放置於 A15 和 A32 位置

在「產品類別分布」工作表中加入：
3. 圓餅圖：顯示各類別銷售佔比，標題「產品類別銷售佔比」

重點六：指定 Excel 格式化細節——色碼、條件格式、欄寬

「漂亮」是主觀的。把色碼、格式都寫清楚，產出才是你要的樣子。

**Prompt 範例**：
Excel 格式要求：
– 標題列：粗體白字、深藍底色 (#2F5496)、置中對齊
– 所有儲存格：細邊框、垂直置中
– 欄寬自動調整（中文字算 2 個字元寬）
– 業務排名 Top 3 加淺綠底色 #C6EFCE
– 毛利率欄位加資料條（藍色漸層 #5B9BD5）

Prompt 撰寫技巧

進階 Prompt 的六大設計原則：

• 原則一：分層描述 — 先列出分析維度的大標題，再各自展開細節
• 原則二：明確彙總方式 — 用 SUM、AVG、COUNT 明確指定，不要用「統計」這種模糊詞
• 原則三：指定計算公式 — 直接寫出數學公式，避免 AI 用錯算法
• 原則四：條件分級 — 寫出數值區間、對應標籤和色碼
• 原則五：指定圖表類型 — 折線圖看趨勢、長條圖比大小、圓餅圖看佔比
• 原則六：格式化細節 — 色碼用 #RRGGBB、位置用儲存格座標

進階場景 Prompt 寫法速查

場景	Prompt 寫法
樞紐分析表	行=部門，列=月份，值=SUM(銷售金額)，加「年度合計」欄
條件格式	對「達成率%」欄位：值 ≥ 100 → 底色 #C6EFCE
圖表	折線圖：X=月份, Y=銷售總額, 標題「月度趨勢」, 放 A15
交叉分析	銷售按產品 GROUP BY SUM → LEFT JOIN 產品目錄取成本 → 計算毛利率
清理日誌	每次修正記錄到 cleaning_log.xlsx（欄位：來源檔案、列號、原始值、修正值）

實作成果

完成本教學後，你將產出以下檔案：

產出檔案	內容說明	特色功能
cleaned_*.xlsx (3份)	標準化後的乾淨資料	每次修正都記錄在清理日誌
cleaning_log.xlsx	清理修正日誌	企業級資料治理的標準做法
sales_analysis_report.xlsx	五維度銷售分析（5 個工作表）	折線圖、長條圖、圓餅圖、樞紐表
kpi_dashboard.xlsx	KPI 達成率儀表板	條件格式（紅黃綠）、達成狀態標記
product_profit_report.xlsx	產品利潤交叉分析	資料條視覺化
data_quality_report.xlsx	資料品質報告	問題清單、統計、修正日誌

小結

從基礎的資料清理到進階的多維度分析，核心差異在於 Prompt 的精確度。基礎教學教你「告訴 AI 做什麼」，進階教學教你「告訴 AI 怎麼做」——指定公式、色碼、圖表類型、合併順序。掌握這六大原則後，你可以把同樣的結構套用到財務月結報表、行銷活動分析、庫存管理等各種業務分析場景中。